Vragenlijst ‘ICT in je organisatie’
Wat is het?
De vragenlijst ‘ICT in je organisatie’ helpt om het gesprek met de ICT-afdeling te structureren. Door de vragenlijst te gebruiken, komen belangrijke thema’s aan bod en vergroot je de kans op succes voor je project. De vragen zijn verdeeld in drie categorieën: de context van je project, het ICT-team dat betrokken is bij de implementatie en de specifieke technische zaken.
Wat levert het op?
De vragenlijst ‘ICT in je organisatie’ is zowel bij de start van een project als later in het traject een handig hulpmiddel om belangrijke ICT-vraagstukken aan te pakken. Aan het begin van het project is het belangrijk om het zorginhoudelijke vraagstuk, oftewel de cliëntvraag, te delen. Hierdoor begrijpen collega’s van de ICT-afdeling het doel van de technologie en kunnen zij vanuit hun expertise aangeven wat technisch mogelijk is. De vragenlijst ondersteunt hierbij.
Met deze vragenlijst krijg je inzicht in verschillende aspecten. Zo leer je hoe de ICT-afdeling werkt en welke processen belangrijk zijn voor jouw project. Daarnaast herken je voorwaarden voor succes door factoren te benoemen die de implementatie van zorgtechnologie ondersteunen of juist in de weg staan. Ook krijg je meer zicht op wederzijdse verwachtingen en mogelijkheden voor samenwerking tussen het projectteam en de ICT-afdeling. Tot slot helpt de vragenlijst bij het ontdekken van kansen en risico’s, zodat verbeterpunten en mogelijke obstakels kunnen worden opgenomen in de risico-analyse van je projectplan.
Vragenlijst ‘ICT in je organisatie’
Aan de slag!
Aan de hand van de onderstaande stappen kun je aan de slag met de vragenlijst ‘ICT in je organisatie’.
Stappen
Voorbereiding
- De vragenlijsten werken het beste wanneer je je vooraf hebt verdiept in de belangrijke documenten van de ICT-afdeling. Let daarbij op het algemene ICT-beleid en voorbeelden van serviceprocessen van een andere technologie die door de organisatie wordt gebruikt.
- Je kunt de vragenlijsten aanvullen met relevante vragen voor jouw project.
Uitvoering
- Bij de interviews kun je gebruik maken van de handleiding ‘Doorvragen’.
- Tijdens het interview kun je aantekeningen maken en/of het gesprek opnemen. Voor dat laatste moet je wel altijd vooraf om toestemming vragen. Het opnemen van het gesprek kan nuttig zijn om je aantekeningen tot de kern te beperken en waar nodig kun je dan details terugluisteren.
- Je kunt de volgende personen interviewen:
- De manager ICT
- Twee collega’s van de afdeling ICT.
- Kies een collega van de ICT-afdeling die betrokken is bij de uitvoering en resultaten van je project, én een collega die in eerdere projecten heeft meegewerkt. Je kunt denken aan een collega die die zich met technologie voor cliënten en zorgmedewerkers op locaties bezighoudt.
- Er zijn drie categorieën vragen om aan iedere geïnterviewde te stellen. Zorg ervoor dat je de vragen per categorie behandelt en verduidelijk dit, zodat de geïnterviewde eenvoudiger kan omschakelen tussen de categorieën.
Afronding
- Met het projectteam ga je een samenvatting maken van de resultaten van de interviews en beschrijf je de belangrijkste kansen en risico's. Dit voeg je toe aan de risico-analyse van het projectplan.
- Je kunt de belangrijkste punten alvast met je opdrachtgever bespreken, zodat je op tijd maatregelen kunt treffen voor mogelijke risico's.
- In een latere fase van het project, wanneer je inzicht hebt in de werkelijke gebruikersvraag, kun je opnieuw in gesprek gaan met je collega's van ICT met de vragenlijst ‘ICT in je organisatie’. Je onderzoekt dan de ICT-situatie verder binnen jullie organisatie.
In het document vragenlijst 'ICT in je organisatie’ staat een uitgebreidere toelichting op de beschreven stappen.