Voorlopige selectie leverancier en product
Wanneer gebruik je het?
Wat is het?
Op tabblad 3 van jouw werkdocument ‘Kies je technologie’ heb je de producteigenschappen (eisen en wensen) bepaald. Ook hebben jullie alle verdiepende informatie van de meest kansrijke producten en leveranciers verzameld. Met dit overzicht ga je nu de producten en leveranciers met elkaar vergelijken en besluit je welke het beste aan jullie product-leverancier eisen voldoet.
Wat levert het op?
Eén overzicht van gewenste producteigenschappen en verdiepende informatie van kansrijke product-leveranciers. Daarmee kun je een weloverwogen keuze maken voor de technologie (product-leverancier) die het beste bij jullie vraagstuk past.
Werkdocument Kies je technologie (xls)
Aan de slag!
Maak tijd voor het nemen van een besluit. Het lijkt dubbel werk, maar op dit moment kritisch terugblikken kan je behoeden voor een (kostbare) misser. Het kan zijn dat je één of meerdere stappen (voor verschillende producten) nogmaals – kort – doorloopt om een voorlopige technologie te selecteren.
Aan de hand van onderstaande stappen kun je aan de slag met de handleiding ‘Voorlopige selectie leverancier en product’:
Stappen
Stap 1 Bepaal welke eisen het zwaarst wegen
Welke eisen wegen voor jullie het zwaarst en waarom? Leg de onderbouwing van jullie besluit goed vast, zodat je later nog weet en kunt uitleggen waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.
Stap 2 Vergelijk de verzamelde informatie over de producten en leveranciers
Neem de inhoud van jouw werkdocument ‘Kies je technologie’ tabblad 3. product-leverancier eigenschappen nog eens goed door. Bekijk kritisch:
- Of de opgenomen producten en leveranciers daadwerkelijk voldoen aan de eisen (en wensen) die je hebt opgesteld.
- Hoe gebruiksvriendelijk het product is in relatie tot het vraagstuk en de groepen (cliënten, zorgverleners, anderen) die ermee moeten gaan werken.
- Welk product en leverancier het beste aansluit bij de mogelijkheden en randvoorwaarden van de organisatie.
Stap 3 Maak een voorlopige keuze
Met de projectgroep maken jullie een voorlopige keuze voor het product en de leverancier die het meest geschikt zijn om bij te dragen aan de oplossing van jullie zorginhoudelijke vraagstuk. Betrek hier altijd gebruikers bij, want zij moeten ermee gaan werken. Kijk hierbij ook wat breder en ga na welke stakeholders je wilt betrekken bij de aanschaf, installatie en het gebruik van de technologie.
Stap 4 Maak voorlopige afspraken voor de kleinschalige start en vervolg
De projectgroep maakt samen met de leverancier voorlopige afspraken voor een kleinschalige start en vervolg. Zorg ervoor dat inkoop hierbij aanwezig is, zij weten hoe te onderhandelen. Omdat je eerst kleinschalig gaat starten met de technologie is het van belang dat je tijdelijke afspraken maakt, en een go/no-go moment afspreekt. Mocht het product dan toch niet voldoen, dan kun je stoppen.
Stap 5 Leg de voorlopige afspraken in overleg met de leverancier vast in een contract
De projectgroep, inclusief de afdeling inkoop, gaat samen met de leverancier de tijdelijke samenwerkingsafspraken in een contract vast leggen. Hoe je dit doet lees je in samenwerkingsovereenkomst en contracteren leverancier.
Tot slot
De voorlopige samenwerkingsafspraken voor de kleinschalige start gebruik je voor het projectplan voor je implementatie. Daarnaast vormen ze de basis voor het uiteindelijke contract met de leverancier voor grootschalig gebruik. Dat contract stel je op zodra je bezig gaat met je plannen voor opschaling.