Samenwerkingsovereenkomst en contracteren
Wanneer gebruik je het?
Wat is het?
Bij het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst (contract) met de leverancier, leg je alle afspraken schriftelijk vast. Die afspraken zijn van belang voor een goede de samenwerking tussen jouw organisatie en de leverancier. Deze handleiding beschrijft hoe je tot een samenwerkingsovereenkomst komt. Zo zorg je ervoor dat de belangen van jouw organisatie goed geborgd zijn.
Wat levert het op?
De onderlinge verwachtingen bespreek je met elkaar en leg je schriftelijk vast. Zo is voor beide partijen duidelijk wat je van elkaar kunt verwachten en aan elkaar verplicht bent. Zowel tijdens het project als gedurende de looptijd van het contract. Dit draagt bij aan onderling begrip van wat nodig en mogelijk is en stimuleert een succesvolle samenwerking als partners.
Werkdocument Kies je technologie (xls)
Vragen over samenwerking en contracteren
Aanbestedingen bij projecten met grote financiele impact
Belangrijke bijlagen bij de samenwerkingsovereenkomst
Aan de slag!
Tijdens je project zijn er twee belangrijke momenten dat je met contractering bezig bent: voor de kleinschalige start en voor de opschaling. Na de keuze van een product en leverancier sluit je een tijdelijke samenwerkingsovereenkomst (contract) met de leverancier(s) voor de kleinschalige start.
Zodra definitief is dat je gaat opschalen sluit je de samenwerkingsovereenkomst af voor langeretermijn en duurzame inzet van de technologie. In beide gevallen is het van belang om onderstaande stappen te doorlopen. Mocht je een heel omvangrijk, kostbaar project hebben, dan is het proces uitgebreider. Mogelijk moet je het dan aanbesteden.
Hierover vind je meer informatie onder ‘meer over deze methode’.
Stappen
Stap 1: Gebruik werkdocument ‘Kies je technologie’ tabblad 3. Product-leverancier eigenschappen
Bij het ophalen van verdiepende informatie over het door jou gekozen product en leverancier heb je al veel informatie verzameld. Mogelijk wil je hier verdere afspraken over maken. Pak daarom jouw ingevulde werkdocument ‘Kies je technologie’ tabblad 3. Product- leverancier eigenschappen er weer bij. Ga na wat je hebt geconcludeerd na vergelijk van product en de leverancier in het werkdocument ‘Kies je technologie’ op tabblad 3.
Stap 2: Standaardcontract opvragen
Jullie organisatie en leverancier hebben meestal standaardcontracten welke als uitgangspunt dienen voor de verdere contractering. Vraag deze op bij jullie inkoopafdeling, zodat je hier op voorhand rekening mee kunt houden bij het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst.
Stap 3: Voorbereiding gesprek leverancier
Bereid het gesprek voor met een inkoper. Inkopers zijn expert op het gebied van inkopen en onderhandelen over een samenwerkingsovereenkomst (contract). Ga voorafgaand ook in gesprek met de opdrachtgever en ICT-manager om samen de leveranciers- (bedrijfs)eigenschappen te verzamelen en te bepalen wat eisen en wensen zijn. Bespreek welke onderwerpen aan bod moeten komen tijdens gesprek met de leverancier. In de samenwerkingsovereenkomst komen onder meer afspraken te staan over exacte omschrijving van het product (wat wordt er precies geleverd), de aard van de samenwerking en afspraken over dienstverlening en onderhoud. Ook financiële afspraken en budget, planning en eigenaarschap worden opgenomen in een samenwerkingsovereenkomst.
Stap 4: In gesprek met leverancier
Je gaat in gesprek met de leverancier en bespreekt gezamenlijk de onderwerpen uit de samenwerkingsovereenkomst en jullie aanvullingen daarop naar aanleiding van jullie verdiepend onderzoek. Zorg ervoor dat je de zorginkoper en eventueel iemand van ICT meeneemt naar het gesprek. De belangrijkste onderwerpen om te bespreken zijn: de duur van de overeenkomst, kosten en prijzen, logistiek, data, kwaliteit, het Service Level Agreement (SLA), randvoorwaarden voor de zorgorganisatie, de communicatiestructuur, maatschappelijk verantwoord ondernemen en gedragsregels. Onder ‘Meer over deze methode’ vind je aanvullende vragen die je kunt stellen over deze onderwerpen.
Stap 5: Leg de afspraken vast in een samenwerkingsovereenkomst (contract)
De samenwerkingsovereenkomst heeft verschillende bijlages:
- Algemene voorwaarden
- Verwerkersovereenkomst voor het verwerken van (persoons)gegevens door derden
- Service Level Agreement (SLA), een overeenkomst waarin de dienstverleningsafspraken staan
- Randvoorwaarden (zorg)organisatie
Zorg dat de afdeling inkoop, de verantwoordelijke opdrachtgever en het projectteam de overeenkomst kunnen inzien vóórdat deze ondertekend wordt door je organisatie. Het is belangrijk dat zij de inhoud kennen en daarmee akkoord zijn en zo heb je gelijk een laatste check: sluit de inhoud goed aan op de praktijk en op je project?