Samenwerken: rolverdeling met RASCI-model

Stappen

• 

  Stap 1 - Voorbereiding

  Plan een bijeenkomst met het projectteam waarmee je de rolverdeling in kaart wilt brengen. Maak voldoende tijd vrij. Pak het lege Werkdocument RASCI erbij en vul voor zover bekend namen en taken in. Bekijk eventueel ter inspiratie het uitgewerkte voorbeeld voor planborden op de groep hieronder.  

  Plan een bijeenkomst met het projectteam waarmee je de rolverdeling in kaart wilt brengen. Maak voldoende tijd vrij. Pak het lege Werkdocument RASCI erbij en vul voor zover bekend namen en taken in. Bekijk eventueel ter inspiratie het uitgewerkte voorbeeld voor planborden op de groep hieronder.  

• 

  Stap 2 - Rollen verdelen met je projectteam

  Begin de bijeenkomst met een toelichting op het model en laat het uitgewerkte voorbeeld voor planborden op de groep zien als aanwezigen nog niet bekend zijn met het model. Neem samen de rollen door, zodat voor iedereen duidelijk is wat je eronder verstaat. De naam RASCI is een samenvoeging van de 5 eerste letters van de rollen:  

  Responsible (verantwoordelijk voor de uitvoering), Accountable (eindverantwoordelijk), Support (ondersteunt de taak), Consulted (geeft input of advies), Informed (wordt op de hoogte gehouden van voortgang en resultaten). Pak dan je voorbereide document voor je eigen project erbij. Neem de reeds opgenomen taken door en vul de lijst met taken gezamenlijk aan. Omschrijf de taken zo concreet mogelijk en niet te gedetailleerd. Probeer groepen taken die bij een functie horen te combineren, zoals communiceren over het project of testen van technologie.  

  Geef bij iedere taak aan wie welke rol vervult. De rol van een teamlid kan per taak verschillen en je hoeft niet op iedere taak een rol te hebben. Een teamlid kan ook meerdere rollen vervullen, dit hangt af van de functies in je organisatie en van je project. Er is altijd maar 1 persoon eindverantwoordelijk (Accountable) voor een taak. 

  Bespreek verschillen van inzicht en eventuele dubbele rollen bij een taak. Waarin zit het onderscheid tussen twee personen in eenzelfde rol en is deze dubbeling echt van meerwaarde? Check tot slot of alle aanwezigen de rolverdeling onderschrijven en geef eventueel ruimte om tot een later afgesproken moment nog te reageren. 

  Begin de bijeenkomst met een toelichting op het model en laat het uitgewerkte voorbeeld voor planborden op de groep zien als aanwezigen nog niet bekend zijn met het model. Neem samen de rollen door, zodat voor iedereen duidelijk is wat je eronder verstaat. De naam RASCI is een samenvoeging van de 5 eerste letters van de rollen:  

  Responsible (verantwoordelijk voor de uitvoering), Accountable (eindverantwoordelijk), Support (ondersteunt de taak), Consulted (geeft input of advies), Informed (wordt op de hoogte gehouden van voortgang en resultaten). Pak dan je voorbereide document voor je eigen project erbij. Neem de reeds opgenomen taken door en vul de lijst met taken gezamenlijk aan. Omschrijf de taken zo concreet mogelijk en niet te gedetailleerd. Probeer groepen taken die bij een functie horen te combineren, zoals communiceren over het project of testen van technologie.  

  Geef bij iedere taak aan wie welke rol vervult. De rol van een teamlid kan per taak verschillen en je hoeft niet op iedere taak een rol te hebben. Een teamlid kan ook meerdere rollen vervullen, dit hangt af van de functies in je organisatie en van je project. Er is altijd maar 1 persoon eindverantwoordelijk (Accountable) voor een taak. 

  Bespreek verschillen van inzicht en eventuele dubbele rollen bij een taak. Waarin zit het onderscheid tussen twee personen in eenzelfde rol en is deze dubbeling echt van meerwaarde? Check tot slot of alle aanwezigen de rolverdeling onderschrijven en geef eventueel ruimte om tot een later afgesproken moment nog te reageren. 

• 

  Stap 3 - Bespreek de RASCI met overige betrokkenen

  Als de RASCI is ingevuld, leg je deze voor aan de betrokkenen buiten je projectteam. Gebruik deze bespreking om verwachtingen te verhelderen en draagvlak te creëren. Het is van belang dat betrokkenen weten wat hun rol in het project is en dat ze erachter staan, zodat ze deze ook kunnen gaan onderschrijven. Zo bevorder je eigenaarschap.

  Als de RASCI is ingevuld, leg je deze voor aan de betrokkenen buiten je projectteam. Gebruik deze bespreking om verwachtingen te verhelderen en draagvlak te creëren. Het is van belang dat betrokkenen weten wat hun rol in het project is en dat ze erachter staan, zodat ze deze ook kunnen gaan onderschrijven. Zo bevorder je eigenaarschap.

• 

  Stap 4 - Evalueer en pas regelmatig aan

  Actualiseer zo nodig de taken en bijbehorende rollen gedurende je project. Maak er een gewoonte van om het gebruik van de RASCI regelmatig te evalueren. Bijvoorbeeld als je een nieuwe fase van je project ingaat, maar ook als er mensen uit het project gaan of juist bijkomen. Zo voorkom je dat onduidelijkheid ontstaat en werk over het hoofd wordt gezien.

  Actualiseer zo nodig de taken en bijbehorende rollen gedurende je project. Maak er een gewoonte van om het gebruik van de RASCI regelmatig te evalueren. Bijvoorbeeld als je een nieuwe fase van je project ingaat, maar ook als er mensen uit het project gaan of juist bijkomen. Zo voorkom je dat onduidelijkheid ontstaat en werk over het hoofd wordt gezien.