Gebruikersfuncties

Stappen

• 

  Stap 1 - Lees je in over gebruikersfuncties

  Gebruik alle informatie die je hebt verzameld bij Ontdek de echte gebruikersvraag. Bekijk het voorbeeld en download het lege werkdocument Gebruikersfuncties.   

  Gebruik alle informatie die je hebt verzameld bij Ontdek de echte gebruikersvraag. Bekijk het voorbeeld en download het lege werkdocument Gebruikersfuncties.   

• 

  Stap 2 - Bereid je praktisch voor

  Een goede lijst gebruikersfuncties kost vaak meer tijd en moeite dan gedacht. Denk vooruit: wie heb je nodig en wanneer kun je met hen afstemmen? Plan momenten met de projectgroep, andere collega's (zoals begeleiders, gedragsdeskundigen, ergotherapeuten) en cliënten. Plan alvast een gezamenlijke bijeenkomst om de geformuleerde gebruikersfuncties te bespreken (zie ook stap 8).    

  Een goede lijst gebruikersfuncties kost vaak meer tijd en moeite dan gedacht. Denk vooruit: wie heb je nodig en wanneer kun je met hen afstemmen? Plan momenten met de projectgroep, andere collega's (zoals begeleiders, gedragsdeskundigen, ergotherapeuten) en cliënten. Plan alvast een gezamenlijke bijeenkomst om de geformuleerde gebruikersfuncties te bespreken (zie ook stap 8).    

• 

  Stap 3 - Keuzelijsten aanpassen

  Spreek af wie in je projectgroep verantwoordelijk is voor het invullen en bijhouden van het werkdocument. 

  In het tabblad Keuzelijsten pas je de kolommen aan, om typefouten te voorkomen en gegevens makkelijker te sorteren. 

  • Neem in de kolom ‘Voor wie is de gebruikersfunctie van toepassing?’ groepen gebruikers op die de technologie wekelijks of vaker zullen gebruiken. Gebruik duidelijk herkenbare benamingen.  
  • Neem in de kolom ‘Waar moet dit mogelijk zijn?’ de locaties op die van toepassing zijn voor jouw project. Zo krijg je een beter beeld in welke omgeving en hoe de technologie wordt gebruikt.  
  • Neem in de kolom ‘Welke categorieën gebruikersfuncties zijn er?’ logische categorieën met gebruikersfuncties op. Deze geven je extra overzicht in de lijst gebruikersfuncties, waarop je kunt filteren in de tabel.  Als je hier nu nog niet uitkomt, kun je dit ook na de volgende stap afronden.   

  Spreek af wie in je projectgroep verantwoordelijk is voor het invullen en bijhouden van het werkdocument. 

  In het tabblad Keuzelijsten pas je de kolommen aan, om typefouten te voorkomen en gegevens makkelijker te sorteren. 

  • Neem in de kolom ‘Voor wie is de gebruikersfunctie van toepassing?’ groepen gebruikers op die de technologie wekelijks of vaker zullen gebruiken. Gebruik duidelijk herkenbare benamingen.  
  • Neem in de kolom ‘Waar moet dit mogelijk zijn?’ de locaties op die van toepassing zijn voor jouw project. Zo krijg je een beter beeld in welke omgeving en hoe de technologie wordt gebruikt.  
  • Neem in de kolom ‘Welke categorieën gebruikersfuncties zijn er?’ logische categorieën met gebruikersfuncties op. Deze geven je extra overzicht in de lijst gebruikersfuncties, waarop je kunt filteren in de tabel.  Als je hier nu nog niet uitkomt, kun je dit ook na de volgende stap afronden.   
• 

  Stap 4 - Stel gebruikersfuncties op voor cliëntgroepen

  Nu ga je brainstormen over de gebruikersfuncties. Eerst met je projectteam, vanuit de cliëntgroepen. Daarna samen met ervaringsdeskundigen (cliënten en/of hun vertegenwoordigers). Persoonlijke ervaringen kunnen helpen, maar vraag je steeds af: ‘is dit voor andere cliënten binnen deze cliëntgroep ook zo?’ en redeneer dus steeds vanuit de groep.  

   Leg alle ideeën en wensen vast op het werkblad. Schrijf de functies die nodig zijn op in de ik-vorm. Wees specifiek en gebruik voor ieder aspect een aparte regel.  

  Bijvoorbeeld ‘Als cliënt met NAH wil ik mijn agenda kunnen aanpassen en inzien waar ik ook ben, zodat ik zelfstandig mijn activiteiten kan plannen.’ splits je op in twee gebruikersfuncties:  

  1. ‘Als cliënt met NAH wil ik mijn agenda kunnen aanpassen in mijn woonkamer, zodat ik in alle rust mijn activiteiten kan plannen.’ 
     
     
  2. ‘Als cliënt met NAH wil ik mijn agenda kunnen inzien overal waar ik ben, zodat ik altijd weet wat mijn activiteiten voor die week zijn en zelfstandigheid ervaren bij het uitvoeren ervan.

  Is een gebruikersfunctie niet voor iedereen binnen de groep van toepassing, maar wel voor een groot deel van de cliënten? Schrijf die gebruikersfunctie dan toch op. Zo stel je een gedetailleerde lijst op van de functies die, voor die groep gebruikers, van belang zijn. 

  Redeneer steeds vanuit het gewenste, aangepaste zorgproces waarin je de technologie gebruikt. Vaak benoemen mensen wat ze gewend zijn. Vraag steeds door en blijf nieuwsgierig: Hoe belangrijk is deze gebruikersfunctie en waarom? Is dit de manier waarop het moet blijven? Waarom? En zou het anders/beter/fijner kunnen? En waarom is dat precies? Moet dit alleen binnenshuis mogelijk zijn, of ook buitenshuis op andere plekken? Welke plekken en waarom? Wat zou er gebeuren als we die gebruikersfunctie niet hebben? Welk probleem is er dan? Wat zou ideaal zijn? Hoe zou het anders kunnen? En wat zou dat opleveren?   

  Heb je de categorieën gebruikersfuncties nog niet omschreven? Ga dan terug naar stap 3 en doe dat nu. 

  Nu ga je brainstormen over de gebruikersfuncties. Eerst met je projectteam, vanuit de cliëntgroepen. Daarna samen met ervaringsdeskundigen (cliënten en/of hun vertegenwoordigers). Persoonlijke ervaringen kunnen helpen, maar vraag je steeds af: ‘is dit voor andere cliënten binnen deze cliëntgroep ook zo?’ en redeneer dus steeds vanuit de groep.  

   Leg alle ideeën en wensen vast op het werkblad. Schrijf de functies die nodig zijn op in de ik-vorm. Wees specifiek en gebruik voor ieder aspect een aparte regel.  

  Bijvoorbeeld ‘Als cliënt met NAH wil ik mijn agenda kunnen aanpassen en inzien waar ik ook ben, zodat ik zelfstandig mijn activiteiten kan plannen.’ splits je op in twee gebruikersfuncties:  

  1. ‘Als cliënt met NAH wil ik mijn agenda kunnen aanpassen in mijn woonkamer, zodat ik in alle rust mijn activiteiten kan plannen.’ 
     
     
  2. ‘Als cliënt met NAH wil ik mijn agenda kunnen inzien overal waar ik ben, zodat ik altijd weet wat mijn activiteiten voor die week zijn en zelfstandigheid ervaren bij het uitvoeren ervan.

  Is een gebruikersfunctie niet voor iedereen binnen de groep van toepassing, maar wel voor een groot deel van de cliënten? Schrijf die gebruikersfunctie dan toch op. Zo stel je een gedetailleerde lijst op van de functies die, voor die groep gebruikers, van belang zijn. 

  Redeneer steeds vanuit het gewenste, aangepaste zorgproces waarin je de technologie gebruikt. Vaak benoemen mensen wat ze gewend zijn. Vraag steeds door en blijf nieuwsgierig: Hoe belangrijk is deze gebruikersfunctie en waarom? Is dit de manier waarop het moet blijven? Waarom? En zou het anders/beter/fijner kunnen? En waarom is dat precies? Moet dit alleen binnenshuis mogelijk zijn, of ook buitenshuis op andere plekken? Welke plekken en waarom? Wat zou er gebeuren als we die gebruikersfunctie niet hebben? Welk probleem is er dan? Wat zou ideaal zijn? Hoe zou het anders kunnen? En wat zou dat opleveren?   

  Heb je de categorieën gebruikersfuncties nog niet omschreven? Ga dan terug naar stap 3 en doe dat nu. 

• 

  Stap 5 - Stel gebruikersfuncties op voor groepen medewerkers 

  Ga eerst in gesprek met (groepen) medewerkers die dagelijks met de cliënten werken, zoals woonbegeleiders en nachtzorgmedewerkers. Ga daarna in gesprek met (per groep) enkele leden van andere medewerkersgroepen die ook een rol hebben in het zorgproces en het gebruik van de technologie, zoals gedragsdeskundigen of teamleiders.  

  Ga eerst in gesprek met (groepen) medewerkers die dagelijks met de cliënten werken, zoals woonbegeleiders en nachtzorgmedewerkers. Ga daarna in gesprek met (per groep) enkele leden van andere medewerkersgroepen die ook een rol hebben in het zorgproces en het gebruik van de technologie, zoals gedragsdeskundigen of teamleiders.  

• 

  Stap 6 - Stel gebruikersfuncties op voor naasten en andere direct betrokkenen

  Denk daarbij aan bijvoorbeeld inzage in het portaal om zicht te krijgen op hoe het met de cliënt gaat en wat de voortgang is. Ga in gesprek met enkele naasten en betrokkenen om een idee te krijgen bij wat zij belangrijk vinden en formuleer bijpassende gebruikersfuncties. Mogelijk kun je ook terecht bij de cliënten- of verwantenraad.  

  Denk daarbij aan bijvoorbeeld inzage in het portaal om zicht te krijgen op hoe het met de cliënt gaat en wat de voortgang is. Ga in gesprek met enkele naasten en betrokkenen om een idee te krijgen bij wat zij belangrijk vinden en formuleer bijpassende gebruikersfuncties. Mogelijk kun je ook terecht bij de cliënten- of verwantenraad.  

• 

  Stap 7 - Bijeenkomst gebruikersfuncties aanscherpen

  Plan een bijeenkomst met vertegenwoordiging van alle groepen: cliënten, medewerkers en naasten.  

  • Bereid de bijeenkomst goed voor. Bespreek welke vragen en aspecten extra aandacht nodig hebben. 

  • Geef tijdens de bijeenkomst eerst uitleg over het project en wat er al gedaan is. Bespreek daarna in groepjes onder leiding van een van de projectgroepleden de gebruikersfuncties. Leg bespreekpunten vast. 

  • Start met het nadenken vanuit de cliëntgroepen. Stel steeds de vraag: ‘is dit echt wat de cliënt wil (of wil eigenlijk de medewerker of iemand anders dit)?’.  

  • Bespreek daarna de behoeften van medewerkers en verwanten. Uit ervaring blijkt dat je in deze volgorde tot specifiekere gebruikersfuncties komt. Stel verdiepende vragen om de gebruikersfuncties goed te begrijpen.  

  • Soms kunnen de verschillende gebruikersfuncties elkaar 'bijten’ door tegenstrijdige belangen. Stel deze verschillen vast en probeer ze nog niet op te lossen. Het doel is om een compleet beeld te krijgen vanuit alle perspectieven. 

  Gebruik de feedback uit de groepssessie om de gebruikersfuncties te verfijnen en aan te vullen. Doe dit na de bijeenkomst. Identificeer mogelijke knelpunten en bespreek deze in het projectteam.

  Plan een bijeenkomst met vertegenwoordiging van alle groepen: cliënten, medewerkers en naasten.  

  • Bereid de bijeenkomst goed voor. Bespreek welke vragen en aspecten extra aandacht nodig hebben. 

  • Geef tijdens de bijeenkomst eerst uitleg over het project en wat er al gedaan is. Bespreek daarna in groepjes onder leiding van een van de projectgroepleden de gebruikersfuncties. Leg bespreekpunten vast. 

  • Start met het nadenken vanuit de cliëntgroepen. Stel steeds de vraag: ‘is dit echt wat de cliënt wil (of wil eigenlijk de medewerker of iemand anders dit)?’.  

  • Bespreek daarna de behoeften van medewerkers en verwanten. Uit ervaring blijkt dat je in deze volgorde tot specifiekere gebruikersfuncties komt. Stel verdiepende vragen om de gebruikersfuncties goed te begrijpen.  

  • Soms kunnen de verschillende gebruikersfuncties elkaar 'bijten’ door tegenstrijdige belangen. Stel deze verschillen vast en probeer ze nog niet op te lossen. Het doel is om een compleet beeld te krijgen vanuit alle perspectieven. 

  Gebruik de feedback uit de groepssessie om de gebruikersfuncties te verfijnen en aan te vullen. Doe dit na de bijeenkomst. Identificeer mogelijke knelpunten en bespreek deze in het projectteam.

• 

  Stap 8 - Stel prioriteiten

  Geef met je projectteam in de kolom ‘Hoe belangrijk is deze gebruikersfunctie?’ de prioriteit aan per gebruikersfunctie. Maak de inschatting op basis van de feedback van de mensen voor wie de gebruikersfunctie is bedoeld en de gesprekken die zijn gevoerd. Soms ontstaan daarbij vragen die je wilt voorleggen aan enkele cliënten of collega's.  Organiseer dan een tweede groepssessie.   

  Geef met je projectteam in de kolom ‘Hoe belangrijk is deze gebruikersfunctie?’ de prioriteit aan per gebruikersfunctie. Maak de inschatting op basis van de feedback van de mensen voor wie de gebruikersfunctie is bedoeld en de gesprekken die zijn gevoerd. Soms ontstaan daarbij vragen die je wilt voorleggen aan enkele cliënten of collega's.  Organiseer dan een tweede groepssessie.   

• 

  Stap 9 - Stel de gebruikersfuncties vast

  Gaandeweg ontstaan er ideeën over het uiterlijk van de technologische oplossing en hoe die zou moeten werken. Leg dit met de projectgroep vast in de kolom 'Hoe ziet de oplossing voor deze gebruikersfunctie eruit?'. Bijvoorbeeld: “Een duidelijk leesbaar scherm dat verplaatst kan worden in de woning.” Of: “Een knop die de bewoner meedraagt.” Als je nog geen idee hebt hoe de oplossing eruit kan zien, laat je de cel leeg.  

   Leg daarna met je projectteam voor elke gebruikersfunctie vast of deze binnen de scope van het project valt. Bespreek dit met de afdeling ICT/innovatie. Kijk kritisch naar je projectplan en bespreek belangrijke gebruikersfuncties die buiten het project vallen met je opdrachtgever en/of collega's van andere projecten. Pas de kolommen 'Ga je dit realiseren in het huidige project’ en 'Status gebruikersfunctie’ aan op basis van de conclusies uit de gesprekken.   

  Gaandeweg ontstaan er ideeën over het uiterlijk van de technologische oplossing en hoe die zou moeten werken. Leg dit met de projectgroep vast in de kolom 'Hoe ziet de oplossing voor deze gebruikersfunctie eruit?'. Bijvoorbeeld: “Een duidelijk leesbaar scherm dat verplaatst kan worden in de woning.” Of: “Een knop die de bewoner meedraagt.” Als je nog geen idee hebt hoe de oplossing eruit kan zien, laat je de cel leeg.  

   Leg daarna met je projectteam voor elke gebruikersfunctie vast of deze binnen de scope van het project valt. Bespreek dit met de afdeling ICT/innovatie. Kijk kritisch naar je projectplan en bespreek belangrijke gebruikersfuncties die buiten het project vallen met je opdrachtgever en/of collega's van andere projecten. Pas de kolommen 'Ga je dit realiseren in het huidige project’ en 'Status gebruikersfunctie’ aan op basis van de conclusies uit de gesprekken.   

• 

  Stap 10 - Akkoord opdrachtgever

  Bespreek met je opdrachtgever welke gebruikersfuncties in je project gerealiseerd moeten worden en zorg voor een besluit daarover. Leg dit besluit vast. Wees je bewust dat er tijdens je project nieuwe inzichten kunnen ontstaan, waardoor je het besluit moet aanpassen. Ga dan opnieuw in gesprek met je projectteam en opdrachtgever. Zo blijf je transparant en voorkom je onduidelijkheid bij de selectie van leveranciers en technologie. 

  Bespreek met je opdrachtgever welke gebruikersfuncties in je project gerealiseerd moeten worden en zorg voor een besluit daarover. Leg dit besluit vast. Wees je bewust dat er tijdens je project nieuwe inzichten kunnen ontstaan, waardoor je het besluit moet aanpassen. Ga dan opnieuw in gesprek met je projectteam en opdrachtgever. Zo blijf je transparant en voorkom je onduidelijkheid bij de selectie van leveranciers en technologie.