Format Communicatieplan
Wanneer gebruik je het?
Wat is het?
Een communicatieplan maak je bij de start van een project waarin communicatie een prominente rol speelt. Het invulbare communicatieplan helpt je hierbij en is een praktisch hulpmiddel om de communicatie in je project gestructureerd aan te pakken. Het dwingt je onder andere om na te denken over de vraag: wie moet wát via welk communicatiemiddel wanneer weten? In het format communicatieplan komen de volgende onderdelen aan bod: aanleiding of inleiding, doel, doelstelling, doelgroepen, boodschap, planning, budget en aandachtspunten.
Wat levert het op?
Door de verschillende stappen met het projectteam en de afdeling communicatie te doorlopen maak je een samenhangend en consistent plan. Zo krijg je focus in de communicatie en maak je doordachte keuzes. Met jouw communicatieplan zorg je ervoor dat je visie op communicatie helder is, dat er samenhang is in al je communicatie-acties, dat je de juiste keuzes maakt in je communicatiemiddelen, dat je de juiste prioriteiten stelt op basis van een goede planning en dat je een plan maakt binnen het beschikbare budget.
Format Communicatieplan
Aan de slag!
Stappen
Stap 1
Zorg ervoor dat een collega vanuit de afdeling Communicatie verantwoordelijk is voor het coördineren van het communicatieplan. De projectleider is eindverantwoordelijk voor de communicatie.
Stap 2
Organiseer samen met het projectteam en de communicatieadviseur een bijeenkomst om de informatie te verzamelen voor het communicatieplan.
Stap 3
De communicatieadviseur kan deze informatie verwerken in het format ‘Communicatieplan’ (in afstemming met de projectleider).
Denk hierbij aan:
- Aanleiding: huidige situatie / meer informatie over onderwerp
- Doel en doelstelling: wat streef je na en wat is het meetbare resultaat?
- Doelgroepen: op wie richt je je in de communicatie (in- en extern)?
- Kernboodschap: wat is je belangrijkste boodschap die je wilt vertellen?
- Middelenmatrix
- Planning: wie doet wat wanneer?
- Budget: welk budget is beschikbaar voor communicatie?
- Aandachtpunten: zijn er nog aandachtspunten waar rekening mee moet worden gehouden in de communicatie?
Stap 4
In een vervolgbijeenkomst bespreek je samen het communicatieplan en vul je het waar nodig aan.
Stap 5
Agendeer met regelmaat het communicatieplan (of onderdelen hiervan) in de projectgroep om na te gaan of jullie nog op koers liggen.
In het document ‘Communicatieplan’ staat een uitgebreidere toelichting op alle onderdelen in het plan.