Sla het menu over
Handleiding

Bijeenkomst organiseren

Wanneer gebruik je het?
2
Wat is het?

De handleiding ‘Bijeenkomst organiseren’ ondersteunt je bij de voorbereiding van verschillende bijeenkomsten. Denk aan een grote project-kickoff om alle betrokkenen te informeren en te betrekken, of startbijeenkomsten op locaties waar de zorgtechnologie wordt geïmplementeerd. Hiermee zorg je voor een gestructureerde aanpak en een goede afstemming tussen alle deelnemers. 

Wat levert het op?

Met de handleiding ‘Bijeenkomst organiseren’ pak je de voorbereiding en organisatie van een bijeenkomst op een gestructureerde manier aan. Door goed na te denken over het doel van de bijeenkomst en voor wie je het organiseert, bepaal je de juiste invulling ervan. Met de handleiding is het mogelijk om je bijeenkomst stap voor stap te voorbereiden. Dit zorgt ervoor dat je geen stappen overslaat. Zo vergroot je de kans op succes van de bijeenkomst. 

Bijeenkomst organiseren
In deze handleiding lees je waar je aan moet denken, vanaf het moment van organiseren tot aan de bijeenkomst zelf en daarna.

Aan de slag

Hieronder een beknopt overzicht van de stappen waarmee je aan de slag kunt gaan. Pak de handleiding ‘Bijeenkomst organiseren’ erbij voor een uitgebreidere toelichting. 

Stappen

  • Drie maanden van tevoren
    • Doel formuleren: wat wil je bereiken tijdens de bijeenkomst? 
    • Deelnemers bepalen. Wie zijn aanwezig en waarom? Denk met je projectteam na wie er volgens jullie bij de bijeenkomst aanwezig moeten zijn en waarom. Denk hierbij ook aan de opdrachtgever. 
    • Bepaal een geschikte datum 
    • Check de beschikbaarheid van een geschikte locatie 
    • Verstuur een uitnodiging en eventueel een Save the Date 
  • Twee maanden tevoren
    • Verder uitwerken programma
    • Bereid de bijeenkomst praktisch goed voor
    • Deel de agenda
    • Maak een draaiboek 
  • Op de dag zelf
    • Neem de tijd voor de opbouw
    • Neem het draaiboek nog eens door 
  • Tijdens de bijeenkomst
    • Wees alert op de energie in de groep 
    • Hoe zit iedereen erbij? 
    • Controleer tussendoor of het duidelijk is voor iedereen  
  • Na afloop
    • Werk afspraken digitaal uit
    • Stuur iedereen een after-mail
    • Plan desgewenst gelijk een vervolgafspraak in. 

In het document 'Bijeenkomst organiseren’ staat een uitgebreidere toelichting op de beschreven stappen.